การลงทุนทางด้านไอทีเป็นการลงทุนที่ใช้เงินลงทุนสูง

     การดำเนินการโดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กรเป็นการลงทุนที่สูง ทำให้ไม่รู้ว่าสัดส่วนหรือประมาณการลงทุนที่เหมาะสมควรจะเป็นเท่าไร  การคิดค่าใช้จ่ายทางด้านไอทีมิใช่เรื่องง่าย  ดังนั้นการประเมินการในเรื่องค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนจึงกระทำได้ยากมาก บริษัทส่วนใหญ่ใช้วิธีการจำแนกทางระบบบัญชี เพื่อดูว่าแต่ละปีมีการลงทุนทางด้านไอทีไปเท่าไร ส่วนผลตอบแทนจะประเมินทั้ง ทางด้านที่เป็นตัวเลขและด้านที่ไม่สามารถประเมินเป็นตัวเลขได้

การพัฒนาระบบสารสนเทศกับความสำเร็จในการดำเนินงาน

การพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กรนับเป็นงานที่ยากงานหนึ่ง เพราะเป็นงานที่ต้องมีการลงทุนสูง ใช้เทคโนโลยีที่มีการปรับเปลี่ยนเร็ว ต้องการผู้รู้ ผู้ชำนาญเฉพาะเรื่องทำให้บุคลากรในองค์กรไม่พร้อมที่จะดำเนินการได้ด้วยตนเองหลายองค์กรจึงไม่ประสบผลสำเร็จในเรื่องการใช้ไอทีในองค์กรเท่าที่ควร  ทั้งนี้มีสาเหตุที่สำคัญดังนี้

1. เทคโนโลยีพัฒนาเร็วมาก การพัฒนาทางเทคโนโลยีทำให้อุปกรณ์ไอทีที่ลงทุนจำนวนมากมีลักษณะล้าสมัย โดยเฉพาะงานพัฒนาระบบไอที ถ้าหากว่าพัฒนางานได้ช้า อาจมีความล้มเหลวสูง
2. การเลือกใช้เทคโนโลยี การพัฒนาระบบงานทางด้านสารสนเทศ มักมีการผูกพันกับการใช้เทคโนโลยี หากเลือกเทคโนโลยีผิดพลาดมีโอกาสที่ทำให้งานล้มเหลวได้เช่นกัน
3. การประเมินขนาดของงานผิดไป งานพัฒนาเทคโนโลยีเกี่ยวโยงกับการออกแบบตามความต้องการ งานจำนวนมากเมื่อดำเนินการไปยิ่งมีเป้าหมายกระจายออกไปทำให้ไม่สามารถกำหนดเป้าหมายต่าง ๆ ได้
4. วัฒนธรรมองค์กร สภาพการทำงานโครงการหลายอย่างผูกพันกับวัฒนธรรมองค์กรและการดำเนินงานโครงการหลายอย่างจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของคนในองค์กร แต่วัฒนธรรมขององค์กรหลายอย่างยากที่จะปรับเปลี่ยนได้ทำให้การทำงานทางเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นงานที่ยากและควบคุมดูแลได้ยาก เช่นกัน  
5. ขาดการเอาใจใส่จากผู้บริหารระดับสูง  ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรส่วนใหญ่เป็นผู้ที่มีความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศน้อย ดังนั้นจึงขาดความรู้ความเข้าใจ ขาดวิสัยทัศน์ การลงทุนหลายโครงการ จึงลงทุนในลักษณะเกินความจริง โดยผู้บริหารกลัวว่าจะน้อยหน้า หรือสู้องค์กรอื่นไม่ได้  ขาดการเอาจริงเอาจังจากผู้บริหาร ทำให้งานหลายงานเสร็จไม่ทัน
6. ปัญหาในเรื่ององค์กรภายในและหน่วยงานทางด้านไอที  การจัดสร้างองค์กรมีการวางระบบภายในให้มีหน่วยงานดูแลทางด้านไอที แต่สภาพความเป็นจริงหน่วยงานไอทีขาดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ ภาระงานเกินขีดความสามารถที่จะทำได้ ทำให้งานระบบเทคโนโลยี สารสนเทศจึงไม่พัฒนาก้าวหน้าเท่าที่ควร 

 จากปัญหาที่กล่าวมาแล้ว องค์กรสามารถพัฒนาระบบงานทางเทคโนโลยีสารสนเทศได้เร็ว ลงทุนต่ำ และได้ ผลคุ้มค่ากับการลงทุน โดยเฉพาะผลที่ได้ในรูปแบบการใช้งานภายในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านต่าง ๆ สร้างระบบบริการที่ดี ตลอดจนมีภาระต่อการลงทุนทางด้านนี้น้อย ควบคุมค่าใช้จ่ายได้

ข้อดีข้อเสียของการ Outsource

การเลือกใช้บริการเป็นทางหนึ่งที่มีข้อดีข้อเสียที่น่าจะพิจารณา ทั้งนี้เพราะงานทางด้านไอทีเป็นงานที่มีความต่อเนื่อง  งานที่มีการลงทุนสูงและผูกพันกับทุกคนในองค์กร การพัฒนาระบบงานไอที จึงต้องพิจารณาบนพื้นฐานหลายอย่างประกอบกัน

• ข้อดี ของการให้บริษัทที่ให้บริการพัฒนาระบบงานเข้ามาทำ Outsource ระบบงานขององค์กรที่เห็นเด่นชัด ได้แก่

ทางด้านการเงิน

• หลีกเลี่ยงการลงทุนจำนวนมาก เพราะการใช้เงื่อนไขข้อตกลงจ่ายค่าบริการตามสภาพของการใช้บริการที่ใช้ซึ่งทรัพยากรบางอย่างไม่ต้องลงทุนเอง
• ช่วยให้ระบบการไหลของกระแสเงินสดดีขึ้น เพราะการใช้บริการส่วนใหญ่จ่ายเป็นค่าบริการรายเดือน รายปี หรือการจ่ายตามเงื่อนไข
• สามารถปรับแต่งขนาดของระบบ ตามสภาพการใช้งานจึงทำให้ได้ระบบตรงกับสภาพงาน ไม่ลงทุนมากไป ขนาดของการบริการจะตรง ตามสภาพของธุรกิจจริง
• ลดขนาดของหน่วยงาน เพราะไม่ต้องลงทุนในเรื่องไอทีเอง ดังนั้นไม่ต้องมีการเตรียมสถานที่เพื่อรองรับงานทางด้านนี้

ทางด้านเทคนิค

ทางด้านทรัพยากรมนุษย์

- การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ โดยเฉพาะทางด้านไอทีง่ายขึ้น เพราะส่วนใหญ่เป็นงานทางด้านการสนับสนุนและแก้ปัญหาเฉพาะหน้า จึงสามารถรวมบุคลากรและจัดการเรื่องทรัพยากรได้ง่ายกว่าการสร้างหน่วยงานไอทีที่มีความซับซ้อน

- ลดปัญหาในเรื่องการแสวงหาบุคลากรที่เป็นผู้ชำนาญทางด้านไอที และไม่ต้องดูแลหรือมีความกังวลเกี่ยวกับการรักษาบุคลากรให้อยู่กับองค์กร

- การจัดฝึกอบรมและการสร้างบุคลากรกระทำได้ง่ายกว่า เพราะเน้นการสร้างบุคลากรที่ไม่ต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีอย่างลึกซึ้ง

ทางด้านคุณภาพ

} สามารถกำหนดระดับการให้บริการได้ชัดเจน

} ทำให้การประเมินและตรวจสอบสภาพการทำงานต่าง ๆ ได้ง่าย

• ความต้องการในการใช้งานทางด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมีความหลากหลาย เช่น การตั้งเว็บไซด์ให้กับองค์กร  การบริหารเซิร์ฟเวอร์  การทำระบบบริการลูกค้า เช่น ระบบ call center  การทำระบบออนไลน์ในรูปแบบ e-Service ต่าง ๆ
• มีการดำเนินการโดย บริษัทหรือองค์กรที่ให้บริการ Outsource ที่จะดูแลฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เซิร์ฟเวอร์ และสถานีบริการต่าง ๆ ให้ทั้งหมด โดยรวมถึงระบบเครือข่ายด้วย
• อนาคตของ Outsource  Outsource จะเป็นทางเลือกที่ดีทางหนึ่งของหลายองค์กร เพราะเกือบทุกองค์กรไม่ต้องการยุ่งยากในการดำเนินการเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีที่ซับซ้อนและพัฒนาอย่างรวดเร็ว การOutsource ทำให้เกิดการใช้ทรัพยากรร่วมกัน และพัฒนาการใช้งานด้านไอทีให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ปัจจุบันองค์กรเอกชนขนาดใหญ่หลายแห่งกำลังมองช่องทางการลดต้นทุนทางด้านไอทีนี้ควบคู่ไปกับการพัฒนาบริการโดยใช้ Customer Relationship Management หรือ CRM ซึ่งล่าสุดบริษัทเอกชนในธุรกิจโทรคมนาคม และสถาบันการเงิน กำลังเป็นกลุ่มที่มีการลงทุนด้าน CRM และ Outsource มากที่สุด